איך יודעים באיזו מערכת גיוס לבחור?

כיום, ברוב המקרים, השימוש במערכות לגיוס עובדים (ATS) מתבצע אונליין, כלומר בענן (Cloud). ניתן עדיין למצוא חברות שמערכת הגיוס שלהן מותקנת על שרתי החברה אבל זה משהו שנעלם מהעולם. לתפעול מערכות בענן יש הרבה יתרונות משמעותיים אך יש גם מספר חסרונות.

בשנים האחרונות גדל שיעור השימוש במערכות לגיוס עובדים. בעבר, השימוש במערכות אלו (שנקראו אז תוכנות לניהול תהליכי גיוס ולמיון מועמדים) התבצע בעיקר בחברות גדולות. בתחילת שנות ה 2000, גם חברות הייטק קטנות ובינוניות התחילו להשתמש במערכות גיוס. לכן, קשה להצביע על גודל חברה או מגזר שבוחרים להשתמש במערכות גיוס.

חלק מהסיבות לגידול השימוש במערכות גיוס הן המודעות לצורך בקרב הנהלת החברה, רמת המחירים הסבירה, שימוש במערכות כשירות (SaaS), תשלום חודשי (במקום קניה חד פעמית במחיר גבוה), אי התחייבות, האפשרות לעבור ממערכת אחת לאחרת בקלות יחסית, אי תלות במחלקת IT ועוד.

בעולם קיימות מערכות חינמיות ומערכות קוד פתוח אך הן לא כל כך מתאימות לשוק הישראלי. בנוסף השירות והתמיכה אינם השירות והתמיכה שצוות הגיוס רגיל אליו.

זה נפוץ שחברות משתמשות במערכת גיוס ייעודית אך בשנים האחרונות יותר חברות בוחנות ומעדיפות מערכת שלמה לניהול משאבי אנוש (HRMS) הכוללת בתוכה מערכת חזקה לגיוס עובדים, יחד עם תתי מערכות נוספות כמו הערכת עובדים, רווחה ועוד.

מערכות גיוס מהדור החדש מפרסמות את המשרות הפתוחות באופן אוטומטי בלוחות הדרושים וברשתות חברתיות.

מערכות הגיוס המודרניות קולטות מועמדים באופן אוטומטי מאתרי דרושים, מדף הקריירה שבאתר החברה, מרשתות חברתיות (לינקדאין, פייסבוק וכו), מאימיילים, מחברות השמה וממקורות נוספים. קליטת המועמדים מתבצעת באמצעות ממשקים שנבנו בשיתוף פעולה בין מפתחי מערכות הגיוס לבין לוחות הדרושים והרשתות החברתיות למיניהן.

רוב המערכות מסננות מועמדים באופן אוטומטי, בהתאם למילות מפתח, מיומנויות, השכלה, ניסיון מקצועי וכו'. התפתחות זו הובילה מועמדים רבים להתאים את קורות החיים שלהם, כדי לקלוע טוב יותר לדרישות של מנועי החיפוש של מערכות הגיוס החדשות. חשוב לדעת שכיום מועמדים משתמשים בכלים אוטומטיים לאופטימיזציה של קורות החיים כדי לשפר את הסיכוי שלהם לעבור את שלב הסינון הראשוני.

פעולות אוטומטיות אלו כוללות רמות שונות של בינה מלאכותית כמו שליפת הנתונים, ניתוח הנתונים, בדיקת כפילויות, דירוג המועמדים (ומיון מהטוב ביותר כלפי מטה), התאמה אוטומטית למשרות ולפעמים אפילו סינון אוטומטי, הפניה אוטומטית למנהלים המגייסים, עדכון וחשיפת המועמד מול חברות ההשמה ועוד.

מערכות גיוס מהדור החדש מאפשרות לעובדי החברה לפרסם (Post) משרות פתוחות בפרופיל האישי שלהם (לדוגמא בפייסבוק, בלינקדאין, בטוויטר וכו) 'ולשווק' את המשרה לחברים שלהם. קליק על פרסום שכזה מאפשר לחבר (למועמד) למלא פרטים אישיים, להעלות קורות חיים ולשלוח אותם ישירות למערכת הגיוס. כתוצאה, המערכת תעדכן את עובד החברה בהתפתחויות בתהליך הגיוס של החבר.

מערכות אלו יודעות להתממשק לספקים אחרים בתחום הגיוס, לדוגמא מערכות Employee Referral Application (מערכות המעודדות ומתגמלות את עובדי החברה לגייס לעבודה את החברים שלהם), מבחנים אונליין, ראיונות אונליין ועוד.

מכיוון שהנתונים השמורים במערכות הגיוס כוללים נתונים אישיים, מערכות גיוס משתמשות במנגנוני אבטחה מתקדמים לאבטחת נתונים רגישים אלו.

לסיכום, לפני שאתם יוצאים לדרך ומתחילים לראות הדגמות, כדאי לקרוא ולחקור מה קיים היום בתחום המערכות לגיוס עובדים.

הכותב הוא רון לאופר מייסד ומנכ"ל אנליסיס (1994)

מאפייני מערכת הגיוס שלנו

כמובן שהמערכת שלנו כוללת את כל מה שנכתב במאמר שמעל. הנה עוד קצת...

חיפוש במאגרים

המערכת מאפשרת לחפש מועמדים ברשתות חברתיות (Sourcing) והעברה של מועמדים מתאימים ישירות למערכת. כמו כן, ניתן ומומלץ לחפש מועמדים במאגר הפנימי של המערכת, לעניין אותם במשרות הפתוחות ולשלוח להם הודעות באימייל או ב SMS.

פורטל קריירה

את פורטל הקריירה משלבים באתר הבית של החברה. בפורטל מוצגות כל המשרות הפתוחות. הדף מאפשר למועמדים להעלות קורות החיים ישירות למערכת. הפורטל רותם את עובדי החברה לשתף משרות פעילות ברשתות החברתיות שלהם (לינקדאין, פייסבוק וכו) ולהעלות קורות חיים של חברים שלהם.

מערכת לשימוש המנהלים המגייסים

מערכת וובית הרותמת את המנהלים המגייסים להיות חלק פעיל בתהליכי הגיוס בחברה. כל מנהל מגייס רואה את המשרות שלו ואת המועמדים שלו. המנהל מקדם את המועמד בתהליך ומשתמש בניתוחים גרפיים. מכיוון שמנהלים מגייסים מטפלים במועמדים שלהם בחלק גדול מהזמן מהטלפון הנייד, התאמנו בקפידה את העיצוב למובייל.

בינה מלאכותית

בכל פעם שמועמד פונה לחברה, המערכת משתמשת בבינה מלאכותית לבצע התאמה בין המשרות הפתוחות לקורות החיים של המועמד.

פניה חוזרת של מועמדים

בכל פעם שמועמד פונה, המערכת בודקת כפילויות, מאחדת מועמדים, מסתירה מועמדים שפונים שוב ושוב ושומרת את כל המידע מהפניה הקודמת. במידה ואתם משתמשים בשירותים של חברות השמה, המערכת תבדוק באופן אוטומטי, למי שייך המועמד תוך התייחסות לתקופת מחוייבות (בדרך כלל 6 חודשים).

חבר מביא חבר

המערכת מעדכנת את העובדים באופן אוטומטי מרגע שהם העלו קורות חיים לפורטל הקריירה, ככה שהם יודעים בכל רגע, מה סטטוס הגיוס של החברים שלהם.




ניתוח נתונים

לניתוח הנתונים יש חשיבות גדולה, ולכן שימוש בגרפים, אקסלים ומחולל דוחות הם עניין יומיומי. דוחות קלאסיים שכל חברה חייבת להפיק הם התפלגויות מקורות גיוס, מעקב אחר שלבי תהליך הגיוס (משפך) ועוד.

להיות עם האצבע על הדופק

אנחנו באנליסיס קשובים ללקוחות שלנו ומתאימים את המערכת לבקשות שלהם. בנוסף, אנו לומדים כל הזמן אילו התפתחויות חדשות יש בעולם בתחום מערכות לגיוס עובדים, כדי להביא את המערכת לקדמת הטכנולוגיה.

מערכות נוספות

בדף זה אנו מתרכזים רק במערכת הגיוס. המוצרים שלנו כוללים מערכת לניהול משאבי אנוש, מערכת להערכת עובדים ועוד.

מערכת בענן

משתמשים לא צריכים להיות דבוקים לכסא במשרד. ניתן להפעיל את המערכת מכל מקום וזמן מהטלפון הנייד או מהמחשב הנייד.

תקשורת עם המועמד

תקשורת עם המועמדים באמצעות טופס מבוסס דפדפן, וואטסאפ, אימיילים ו SMS, כולל שליחת הודעות שלילה.

הגדרת תהליכי גיוס (משפך)

המערכת מאפשרת למשתמש להגדיר תהליכים, שלבים, סטטוסים ולבנות מסלולי גיוס שונים. המשתמש יכול להתאים לכל משרה את תהליך גיוס הספציפי שלה, ולהגדיר מי הם המנהלים המגייסים ומי הם הממונים.

מערכת דו לשונית

מערכת גיוס העובדים שלנו תומכת בשתי שפות. אנגלית ועברית. כל משתמש יכול לבחור לעצמו באיזו שפה הוא משתמש.

לקוחותינו מספרים

שרון זהבי

מנהלת משאבי אנוש | BOLT

"בחנתי את החברות שמספקות פתרונות תוכנה לניהול תהליכי הגיוס ובחרתי באנליסיס בממשק ה-WEB. המערכת מייעלת ומשפרת לעין ערוך את זמן תהליכי הגיוס בחברה. היתרונות של התוכנה בתפעול הפשוט, הידידותי והמקצועי שלה, משפרים ומייעלים את עבודת מנהלי הגיוס ומשאבי האנוש וגם מאפשרים למנהלים להיות שותפים מלאים לתהליך. צוות התמיכה נותן מענה מהיר, אדיב ומיידי לכל בקשה שלנו מה שמחזק את ידנו על הבחירה שעשינו באנליסיס. המון תודה על הלווי והתמיכה."

עדילי הררי

מנהלת משאבי אנוש | Syfan

"למערכת אנליסיס הגעתי דרך קולגה מרוצה מאד שהמליצה לי עליה. המערכת מאפשרת בקרה, שליטה ומעקב. צוות התמיכה והשירות מספק מענה מהיר, מקצועי ואדיב בצורה יוצאת מן הכלל. ממליצה בחום."







אסיף נאמן מנשה

מנהלת משאבי אנוש | קרביץ

"בחרנו לעבוד עם מערכת אנליסיס לאחר שהתאכזבנו מהמערכת הקודמת שלנו. מערכת הגיוס מאפשרת העברת קורות חיים בצורה אוטומטית מהמייל וחוסכת זמן יקר. המערכת נוחה וידידותית למשתמש ופניותינו מטופלות במהירות ובמקצועיות."






אבישג אליהו

מנהלת משאבי אנוש | חשמל ישיר

"בחרתי להטמיע מערכת גיוס ומשאבי אנוש אשר תתרום לייעול תהליכי הגיוס ומשאבי האנוש בחברה. בחרתי בחברת אנליסיס לאחר בדיקה של חברות רבות בשוק ואני שמחה על הבחירה שלי. המערכת מאוד ידידותית למשתמש, יעילה, נותנת מענה לכל התחומים בתחום והובילה לייעול משמעותי של כל תהליכי העבודה בגיוס ובמשאבי האנוש. צוות אנליסיס נותן שירות מקצועי, עוזר, תומך ומסייע בכל בעיה ובקשה".



אורית אנטמן

מנהלת משאבי אנוש | אחדות ישראל

"המערכת שיפרה משמעותית את העבודה בכל הנוגע למשאב האנושי בארגון ומאפשרת מבט-על ושליטה בתהליך הארגוני החל מהגיוס, דרך קליטת המועמד המתאים ומעקב אחר חיי העובד. הממשק בין משאבי אנוש למנהלים המגייסים ולמועמדים מאפשר אינטראקציית גיוס ישירה ומהירה. השימוש במערכת ידידותי ולאחר תקופת התנסות מהירה, שכחתי איך התנהלתי בלי המאגר והמעקב שהמערכת מאפשרת. מעל הכל השירות האדיב, החל מההדרכה האישית ועד למענה המיידי בעבודה השוטפת."

גילה לינטון

מנהלת משאבי אנוש |א.ר.י אבזרים להולכת נוזלים

"כמפעל הנמצא בתהליך של צמיחה חשנו צורך להכניסמערכת לגיוס עובדים. התוכנה ידידותית מאד למשתמש ובלעדיה ההתנהלות נראית בלתי אפשרית. דגש מיוחד אשים על השירות המקצועי, החם והמהיר. הצוות פתוח לכל שאלה או הערה ומשיב בסבלנות ובמהירות לכל פנייה."





עובדות נחמדות

קצת נתונים על מה שקרה איתנו בשנים האחרונות

1 משתמשים מרוצים
1 לקוחות מרוצים
1 משרות שנפתחו
1 שעות שהשקענו

מי אנחנו

חברת Analysis הוקמה בשנת 1994 ויצרה לעצמה במהירות שם של מערכת מקצועית, ידידותית, דו לשונית, מהירה להטמעה, עם דגש על זמינות, שירות, תמיכה, ייעול תהליכים וחסכון בכסף (במקום לאבד זמן בביצוע משימות אדמיניסטרטיביות מונוטוניות).

צרו איתנו קשר 077-7533330

תמונה בתחתית הדף של אתר הבית של אנליסיס מערכות תוכנה לניהול משאבי אנוש